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Suppression des données obsolètes pour la gouvernance et la gestion des données

Dans le monde numérique actuel, qui évolue rapidement, les entreprises sont souvent confrontées à un défi commun en matière de gouvernance et de gestion des données : la gestion des données anciennes, devenues inutiles, provenant des ordinateurs, des serveurs et d'autres appareils utilisés à l'heure actuelle. Voyons pourquoi il est essentiel de supprimer les données obsolètes, comment elles influent sur le stockage numérique et quelles mesures stratégiques les professionnels de l'informatique peuvent prendre pour maintenir un environnement de données rationalisé et efficace.

la gouvernance et la maintenance des données comprennent la suppression des données

Pourquoi éliminer les données obsolètes ?

DriveSavers vous recommande d'adopter cette approche de sécurité proactive chaque année. Les données obsolètes encombrent les dispositifs de stockage de données. En les supprimant, vous améliorez les performances de votre appareil et vous vous protégez contre les pertes de données potentielles, les fuites de données et les problèmes juridiques de la manière suivante :

Accélérer l'accès : La suppression des anciennes données permet un accès plus rapide et plus fiable aux informations essentielles.
Prolonger la durée de vie des dispositifs de stockage : L'accumulation de données obsolètes peut potentiellement conduire à une surcharge du système et à une défaillance ultérieure. En supprimant les éléments inutiles, on libère de l'espace, ce qui permet aux appareils de durer plus longtemps et de réduire le risque de défaillance pouvant entraîner une perte de données.
Éviter les dépenses supplémentaires : Les données obsolètes occupent un espace précieux, ce qui peut nécessiter un stockage supplémentaire, de nouveaux appareils ou des serveurs mis à niveau. La suppression des fichiers obsolètes évite aux organisations d'avoir à acheter du matériel supplémentaire.

Remarque : avant de procéder à la suppression des données, assurez-vous d'avoir bien lu et compris cet article et, surtout, confirmez que vous avez sauvegardé tous les fichiers sur un périphérique externe et que vous l'avez étiqueté pour les conserver et les consulter ultérieurement.

Identifier et supprimer les données obsolètes

Comprendre et identifier les données obsolètes est crucial pour une gouvernance et une gestion efficaces des données. Il est essentiel de reconnaître et de classer les fichiers en fonction de critères tels que la nécessité juridique et les exigences de conformité.

Exemples de données obsolètes :

  • Données devenues inutiles pour des raisons juridiques ou opérationnelles courantes (par exemple, anciens dossiers de clients, données financières ou informations sur les produits)
  • Données qui n'ont pas été consultées dans un délai déterminé (par exemple, deux ans)
  • Données qui ne sont plus pertinentes aux besoins actuels de l'organisation (par exemple, les lignes de produits abandonnées)
  • Fichiers en double et les anciennes versions des documents actuels
  • Données qui ne sont plus nécessaires à des fins de conformité

Comment identifier les données obsolètes

    1. Définir les critères d'obsolescence : Identifier les fichiers inutiles pour des raisons juridiques ou opérationnelles, ceux qui n'ont pas été traités pendant une période donnée et ceux qui ne sont plus pertinents.
    2. Utiliser des outils : Les applications d'analyse de données identifient les fichiers peu utilisés et constituent un guide utile dans le processus de prise de décision.
    3. Examiner et classer : La catégorisation de tous les fichiers permet d'identifier les données obsolètes, de fournir une estimation du moment où les fichiers qui sont encore essentiels aujourd'hui peuvent devenir obsolètes, et de rationaliser le processus pour l'avenir. Classez les fichiers en fonction de leur importance, en éliminant les doublons ou les fichiers obsolètes :
      • Données essentielles au fonctionnement de l'entreprise
      • Données requises pour la conformité
      • Données pouvant être effacées en toute sécurité et légalement

La sécurité d'abord dans la gouvernance et la gestion des données

Il est essentiel d'intégrer des mesures de protection contre la perte de données tout au long du processus d'audit des données. Avant de supprimer des données, il est essentiel de établir et vérifier une sauvegarde. Il s'agit d'une mesure de sécurité qui garantit la récupération des données perdues en cas de suppression accidentelle ou de dysfonctionnement de l'appareil.

Suppression en toute sécurité : Lorsque vous supprimez des fichiers, faites-le de manière sécurisée. Pensez-y comme si vous déchiquetiez des papiers sensibles pour les protéger. Veillez à respecter les réglementations en vigueur et les lois sur la confidentialité des données. Il est important de protéger l'organisation sur le plan juridique et de garder les données sensibles à l'abri d'un accès non autorisé.
Sauvegarder les données essentielles : Mettre en œuvre un un système solide de sauvegarde et d'archivage des données pour protéger les informations vitales tout en éliminant les données inutiles. Cela garantit que les données cruciales ne seront pas supprimées involontairement et qu'elles resteront accessibles pour être récupérées en cas de perte de données.
Stocker en toute sécurité les données sauvegardées : Stockez les données sauvegardées comme vous le feriez pour toutes les sauvegardes : hors site, dans le nuage, enfermées dans un coffre-fort, ou toute autre combinaison qui conviendrait le mieux à votre organisation.

L'intégration d'un service de récupération des données dans le plan de continuité des activités de l'organisation est une étape supplémentaire judicieuse. La récupération des données peut s'avérer plus rapide et plus rentable que d'essayer de recréer les données perdues. Dans les cas où les données de sauvegarde et de production ont échoué, la récupération des données peut être la seule option viable. Disposer d'un plan de partenariat peut accélérer encore la récupération des données et de l'entreprise.

Prévu Gouvernance et gestion des données

En fonction des types de données identifiés au cours du processus de catégorisation et de la quantité de données obsolètes trouvées, déterminez une politique appropriée de conservation et d'élimination des données qui comprend un calendrier de gestion régulière et de suppression des données obsolètes. Pour certaines organisations, ces opérations doivent être effectuées tous les mois ou tous les trimestres. Pour d'autres, une périodicité annuelle suffit.

Optimiser le stockage des données : En supprimant régulièrement les données obsolètes, les entreprises peuvent libérer un espace de stockage précieux, réduisant ainsi le risque d'exploiter des systèmes dont la capacité de stockage est surchargée. Cette optimisation prolonge la durée de vie des dispositifs de stockage existants, réduit les coûts informatiques et minimise le risque de défaillance du matériel entraînant une perte de données. Le respect d'un calendrier permet également d'éviter l'accumulation de données obsolètes, ce qui rend la maintenance globale plus facile et moins fastidieuse.
Améliorer l'accès aux informations importantes : Les données obsolètes peuvent encombrer les systèmes de stockage, rendant difficile l'accès efficace aux fichiers essentiels. La suppression des données obsolètes, y compris les anciennes versions et les doublons, améliore considérablement l'accessibilité des données et les performances globales du système, ce qui favorise la productivité et l'efficacité des employés.
Assurer la conformité avec les réglementations en matière de protection des données : De nombreuses réglementations en matière de protection des données obligent les organisations à conserver les données pendant une certaine période. À l'issue de cette période, une suppression sécurisée est requise. Une politique systématique de conservation et d'élimination des données garantit le respect de ces réglementations et réduit le risque de sanctions juridiques et financières.

Une politique de conservation et d'élimination des données bien structurée est un atout vital pour les entreprises de toute taille. Elle permet non seulement de rationaliser la gouvernance et la gestion des données, mais aussi de réduire les risques, de garantir la conformité et de renforcer la résilience globale de l'organisation.

Éviter les erreurs courantes de suppression de données

En matière de gestion des données, ignorer des étapes importantes peut entraîner de graves problèmes. Pour la protection des données, il est essentiel d'éviter ces erreurs lors de la gouvernance des données et de la suppression des données :

Oublier de sauvegarder : La suppression accidentelle de fichiers essentiels peut s'avérer catastrophique. Effectuez toujours une sauvegarde avant de procéder à une suppression.
Laisser les anciennes données sans surveillance : En l'absence de plan, les anciennes données s'accumulent, ce qui entraîne une surcharge des appareils et une perte potentielle de données.

Méfiez-vous des outils de suppression de données

Il est important de comprendre comment fonctionnent les outils conçus pour supprimer les données. La plupart des outils de suppression effacent l'index de l'appareil, laissant les données sur le disque accessible à ceux qui ont le savoir-faire. S'il est important de confirmer que les fichiers sont complètement effacés, DriveSavers offre un service de vérification d'effacement pour vérifier l'effacement complet, garantissant que vos anciennes données sont vraiment effacées.

Avant d'utiliser des outils de suppression, sauvegardez les fichiers essentiels.

Conclusion

L'élimination des données obsolètes peut sembler une tâche banale ; il s'agit pourtant d'une démarche stratégique pour tout professionnel chargé de l'informatique d'entreprise. La mise en œuvre d'un plan régulier de suppression des fichiers obsolètes permet de maintenir l'efficacité opérationnelle, d'accélérer l'accès aux données et de garantir la conformité aux réglementations.

Alors que vous naviguez dans le paysage numérique de votre entreprise, n'oubliez pas qu'une gestion intelligente des anciennes données est essentielle pour que tout reste en ordre.

Si votre organisation supprime des données nécessaires ou a besoin d'une vérification d'effacement pour confirmer la suppression de données d'un dispositif prévu, appelez DriveSavers pour la récupération de données ou le service de vérification d'effacement de données. Appelez le 1 (800) 440-1904 et parlez avec un spécialiste 24/7.

Service de récupération de données RAIDService de vérification de l'effacementProgramme partenaire d'affaires

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Mike Cobb, directeur de l'ingénierie et RSSI
En tant que directeur de l’ingénierie, Mike Cobb gère les opérations quotidiennes du département d’ingénierie, y compris la récupération physique et logique des supports rotatifs, des SSD, des appareils intelligents et des supports flash. Il supervise également les efforts de recherche et développement sur les technologies de stockage passées, présentes et futures. Mike favorise la croissance et veille à ce que chaque département et ses ingénieurs continuent d’acquérir des connaissances dans leur domaine. Chaque ingénieur de DriveSavers est formé pour faire de la récupération complète et réussie des données sa priorité absolue.

En tant que Chief Information Security Officer (CISO), Mike supervise la cybersécurité chez DriveSavers, notamment en maintenant et en mettant à jour les certifications de sécurité telles que la conformité SOC 2 Type II, en coordonnant la politique de sécurité de l’entreprise et en assurant la formation des employés en cybersécurité.

Mike a rejoint DriveSavers en 1994 et est titulaire d'un diplôme en informatique (B.S.) de l'Université de Californie à Riverside.

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